کد ایزو: PR_MA_04
ارتباطات برون سازمانی
انتقال اطلاعات
در شرکت آموت، اطلاعات توسط ابزارهای مقتضی به شرح زير میان سازمان و مخاطبین انتقال می‌یابد. هیچ یک از همکاران برای موارد شخصی مجوز استفاده از موارد ذیل را ندارند:
1- به منظور دسترسی گروه‌های علاقه مند جهت ارتباط با سازمان سایت‌های اینترنتی سازمان به آدرس های زیر طراحی شده است.
2- رسانه های اجتماعی مرتبط با سازمان شامل موارد زیر:
- توئیتر آوانک
- آوانک در آپارات
- اینستاگرام اوج
- تلگرام اوج
- تلگرام آوانک
- اینستاگرام آوانک
- اینستاگرام آموت
- تلگرام آموت
3- پرتال خدمات مشتریان hub.amootsoft.com جهت ارتباط مشتریان از طریق تیکت با کلیه واحدهای سازمانی طراحی شده است.
4- سامانه ADOBE CONNECT و Any Desk جهت ارتباط آنلاین و انجام آموزش‌های گروهی به صورت وبینار و آموزش‌های از راه دور مورد استفاده می‌باشد.
5- سایت های اینترنتی: در خصوص تبلیغات و برندسازی، معرفی تکنولوژی‌های جدید که مسئولیت کنترل و مدیریت آن به عهده واحد تبلیغات و برندینگ می‌باشد.
6- رسانه‌های تصویری تعبیه شده در سردر مجتـمع: جهت اطلاع رسانی‌ها، تبلیغات و…. که مسئولیت کنترل و مدیریت آن به عهده واحد تبلیغات و برندینگ می‌باشد و تلویزیون تعبیه شده در راهروی طبقه 4 مربوط به اطلاع رسانی‌های واحد تبلیغات و برندینگ بوده و مدیریت آن به عهده واحد تبلیغات و برندینگ می‌باشد.
7- سامانه‌های پیامک SMS و پیام صوتی:
بخشی از اطلاع رسانی ها در سازمان از قبیل برخی از اخبار و رویـدادها، کمپین های تبلیغاتی و یا رضـایت سنجی ها از این طریق انجام می گردد. در صورتی که مشتری در مورد عدم تمایل نسبت به دریافت پیام ها با هریک از داخلی های دفتر تماس بگیـرد همکاران موظف هستند ضمن معرفی کارشناس VOC و داخلی ایشان تماس مشـتری را به کارشناس VOC وصل نمایند و کارشــناس VOC پـــس از مکالمه با مشـتری یکی از دو گزینه “پــیام تبلیـغاتی ارسال نشــود” یا ” هیچگونه پیامی ارسال نشود” در بخش اطلاعات فردی پرونده وی فعال می نماید. در مواقعی که به خاطر بروز شرایط اضطراری نیاز به ارسال پیام خاصی برای این افراد باشد با پیگیری کارشناس VOC و تایید نهایی مدیریت ارشد سازمان، اطلاع رسانی انجام خواهد شــد. در خصوص اطلاع رسانی ها محدودیـت زمانی به جز زمان هـایی که اپراتور قطع می باشــد تدوین نشده اما در خصوص پیام های تبلیغاتی، پیام‌های سامانه پیامک همه روزه از ساعت 8 صبح الی 10 شب و پیام‌های سامانه آوانک از ساعت 7 الی 11 ارسال می‌شود. مسئولیت عدم رعایت زمانبدی به عهده شخص ارسال‌کننده پیام و مدیر مستقیم وی می باشد.
8- سیستم چت آنلاین: دپـارتمان‌ها که با هدف مشاوره آنلاین در زمینه محصولات طراحی شـده و افراد واجد صـلاحیت درخصـوص پاسخــگویی به این سرویــس در دپارتمان‌ها، توسط مدیر دپارتمان تعیـین می‌گردند و افراد تعیین صلاحیت شده براساس دستورالعمل پاســخگویی به مشــتریـان به شماره WI-QM-04 به مشـــتریان پاسخ خواهند داد.
9- ایمیل های ارتباطی سازمان شامل موارد زیر است:
- ایمیل سازمانی
- ایمیل مدیرعامل
- ایمیل های ارسالی از Hub
- ایمیل CRM آموت
- ایمیل بنگاه آوانک
- ایمیل بنگاه پیامک
- ایمیل واحد منابع انسانی
- ایمیل بنگاه اوج
ایمیل های ذکر شده توسط واحدهای مربوطه به شرح ذیل کنترل می شوند:
پیام‌های ایمیل سازمانی info@amootsoft.com و ایمیل CRM آموت Crm@amootsoft.com به علت ماهیت سازمانی جهت مشاهده و کنترل به ایمیل مدیرعامل manager@amootsoft.com منتقل می‌شوند.
پیام‌های ایمیل Sms@amootsoft.com و Avanak@amootsoft.com مربوط به دپارتمان آوانک-پیامک می‌باشد که به ایمیل o.movahed@amootsoft.com منتقل می‌شود که توسط مدیر دپارتمان مشاهده و کنترل می‌گردند.
پیام‌های ایمیل owj@amootsoft.com مربوط به دپارتمان اوج می‌باشد و توسط همکاران دپارتمان اوج مشاهده و کنترل می‌گردند.
پیام‌های ایمیل jobs@amootsoft.com توسط کارشناس منابع انسانی جهت ارتباط با کارجویان مشاهده و کنترل می‌شود.
ایمیل noreply@amootsoft.com جهت ایمیل‌های سازمان است که از داخل سامانه hub برای مشتریان ارسال می‌گردد و صرفاً جهت اطلاع‌رسانی می‌باشد.
برای هریک از همکاران پس از گذاراندن دوره 10 روزه آزمایشی ایمیل اختصاصی با نام آنها ساخته می‌شود. پیگیری فعالسازی ایمیل برای همکاران جدیدالورود توسط مدیر مستقیم و با ارسال تیکت به کارشناس IT امکانپذیر است. به عنوان مثال:
o.movahed@amootsoft.com